---
description: İş Avansı, Seyehat ve Konaklama Prosedürü ile ilgili detaylar;
---

# İş Avansı, Seyahat ve Konaklama Prosedürü

**1.** **AMAÇ:**&#x20;
----------------------

Danışmanlık hizmeti verdiğimiz şirket çalışanlarının iş maksadıyla yapacakları;

·       Satınalma ve/veya diğer birim çalışanlarınca alınacak ekipman, malzeme vb. işler için alacakları iş avanslarında,

·       Yurt içi ve yurt dışı seyahat ve konaklamalarında uygulanması gereken esasları ve genel prensipleri belirlemektir.

## **2.** **KAPSAM:**&#x20;

Danışmanlık hizmeti verdiğimiz şirket bünyesindeki tüm çalışanları kapsar.

## **3.** **SORUMLULAR:**&#x20;

Bu prosedürün;

·       Hazırlanmasından ve güncellenmesinden İnsan Kaynakları Direktörlüğü,

·       Uygulanmasından masraf yapacak olan çalışan, İlgili Şirket İK Birimi, Mali İşler, Denetim Direktörlüğü, İlgili Departman Yöneticisi, Genel Müdür/Direktör, Şirket İcra Kurulu Başkanı ve İnsan Kaynakları Direktörlüğü sorumludur.

## **4.** **TANIMLAR:**

·       **İş Avansı:** İşletmelerin faaliyet konuları ile ilgili olarak; acil mal alımı (acil olmayan alımlarda normal satın alma süreci takip edilir), bakım ve onarım vb. gibi çeşitli giderlerin yapılması için görevli personele verilen avanstır.

·       **İş Avansı Talebi:** Çalışanın iş için ihtiyaçlarına karşılık talep ettiği tutardır.

·       **Masraf:** Çalışanların işleriyle ilgili yaptıkları harcamalardır.

·       **Avans Dönemi:** Avans alındıktan sonra, fatura/faturaların ait olduğu ayı takip eden ayın 10’ununu ifade eder.

·       **Avans Kapama:** Yapılan masrafların (Fatura, makbuz, fiş vb.) ilgili ay içerisinde Mali İşler Birimi’ne teslim edilmesidir.

·       **Masraf Formu:** İş ile ilgili yapılan harcamalardan sonra masraf belgeleriyle birlikte hazırlanan formdur.

·       **İş Avans İadesi**: İş ile ilgili yapılan harcamalardan sonra geri iade edilen tutardır.

·       **İş Avansı Alınabilecek Durumlar;**

·       Yeni malzeme, ekipman alımı ve tamiratı (İdari ve teknik işler vb.),

·       Su, Elektrik, Doğalgaz vb. abonelik işlemleri,

·       Yeni malzeme alımı öncesi anlaşmalarda kaparo ödemesi,

·       Yurtdışı kargo (dergi vb.) gönderimi (Maksimum 50 Euro),

·       Kantar ücreti (Kamyon başına),

·       Dijital (Google, twitter, instagram vb.) portallarda reklam çalışması,

·       Noter, Oda aidatları ve harçlar (Veteriner hekimlik, SMMM Odası, TMMOB, İTO vb.)

·       Belediye vergileri (Emlak vergisi, çevre temizlik vergisi vb.)

·       **Seyahat Avansı:** İş ile ilgili bir görevi yapmak amacı ile yurtiçi ve yurt dışına yapılan seyahatlerde kullanılmak üzere alınan avanstır.

·       **Seyahat Avansı Alınabilecek Durumlar;**

·       İş gezileri ve toplantıları (Bir seferde maksimum Yurtiçi 3.000 TL, Yurtdışı Avrupa ülkeleri için 1000 Euro, diğer ülkeler için 1000 Dolar),

·       Yurtiçi kültür turları (Bir seferde maksimum 5.000 TL),

·       Yurtdışı kültür turları (Maksimum 1.000 Euro/1.000 Dolar),

·       Denetim ve araştırma programları,

·       Sayım programları,

·       Eğitim ve fuar programları,

## **5.** **PROSEDÜR AKIŞI**

### **5.1.** **İŞ AVANSI**

·       Yurt içi ve yurtdışı şirketlerde çalışan personelin iş avansı talebinde bulunabilmesi için en az 1 gün öncesinde **İş Avansı Talep Formu’** nu doldurması gerekir. Bağlı olduğu yöneticisinin oluru ve Genel Müdür onayı alındıktan sonra Mali İşler birimine iş avans talep formu iletilir.

·       Mali İşler birimi iş avansı talep eden kişinin iş avansı borcunun olup olmadığını sistemden kontrol eder. Çalışanın iş avansı borcu var ise yeni bir iş avansı verilmez. Öncelikle geçmiş iş avansı borcunun kapatılması gerekir. Bir önceki iş avansı kapatılmadan prensip olarak yeni iş avansı istenemez.

·       İstisnai durumlarda yönetici oluru, Şirket İcra Kurulu Başkanı’nın onayı ile tutanak karşılığında yürütülür.

·       İş Avansı ödemeleri personele nakit olarak veya maaş hesabına ödenir. Türk vatandaşı olan çalışanlar için Vergi Usul Kanunu (VUK)’da belirtilen ödeme sınırının (2020 yılı 7.000 TL) üzerinde verilen avanslar sadece banka üzerinden yapılır.

·       İş Avansı talep formları Mali İşler birimi tarafından arşivlenir.

·       İş Avansı alan çalışan, yaptığı harcamalara istinaden masraf formu doldurup yaptığı harcamalara ait belgeleri **Masraf formu**nun ekine koyarak ilgili yöneticisinden onay aldıktan sonra Mali İşler Birimi’ne teslim eder. İş avansının kullanılmayan kısmı ve masraf formu avans döneminde (en geç fatura/faturaların ait olduğu ayı takip eden ayın 10’u) iade edilir. Kullanılmayan ve iade edilmeyen iş avansı tutarları çalışanın hakkedişinden mahsup edilir.

·       İş Avansı masraf formu oluşturulurken masraf formunda sadece o aya ait giderler olmalıdır. İş avansı kapatılması mali evraka (Fatura, fiş, makbuz, dekont vb.) tabidir. Yararlanılan hizmetin ya da satın almanın **öncelikle** personele verilen fatura kartındaki bilgileri içeren personelin bağlı bulunduğu şirket adına düzenlenmiş faturaya dayandırılması zorunludur. Yapılan harcama karşılığında fatura verilememesi durumunda harcamanın Vergi Usul Kanunu’nda sayılan belgelere (fiş, makbuz vb.) dayandırılması gerekmektedir.

·       Teslim alınan belgeler üzerinde düzeltme ve değişiklikler kesinlikle yapılmamalıdır. Yapılması durumunda denetleme ve disiplin süreçleri devreye alınacaktır.

·       Avans hangi iş için verildiyse yalnızca o iş için kullanılmalıdır.

·       Üretim ve montaj için yurt içinde geçici göreve giden personele günlük maaşının %50 fazlası, yurt dışında göreve giden personele günlük maaşının %100 fazlası ödenir.

·       Yukarıda belirtilen şartların haricinde yapılacak uygulamalar Üst Yönetim onayına tabidir.

### **5.2.** **SEYAHAT VE KONAKLAMA;**

·       Görevi gereği seyahate çıkacak olan her personel sistem üzerinden Dış Görevlendirme İzni kaydı girerek süreci başlatır. Özellikle yurt dışı ve il dışı görevlendirmelerde görevin nedeni, gereksinimleri açıklama kısmında belirtilmelidir. Sistem üzerinde dış görevlendirme onayı alınmadan avans talebi onaylanmayacaktır.

·       Yurt içi seyahatler için Genel Müdür, Direktör, Müdür oluru, Şirket İcra Kurulu Başkanı’nın onayı; Yurt dışı seyahatler için Şirket İcra Kurulu Başkanı’nın oluru, Üst Yönetimin onayı gereklidir.  Seyahat Avansı Talep Formu onaya sunulurken dış görevlendirme onay formu da ekinde bulunmalıdır.

·       Çalışanın ilgili mercilerce (Üst Yönetim, Şirket İcra Kurulu Başkanı, Genel Müdür, Direktör, Müdür) verilen karar doğrultusunca iş seyahatleri için il sınırları içinde ya da dışında ve yurtdışında görevlendirilmeleri halinde konaklama, yemek ve yol masrafı talebinde bulunabilmesi için en az 3 gün öncesinde **Seyahat Avansı Talep Formu**’nu doldurması gerekir. İlgili onaylar alındıktan sonra Mali İşler birimine seyahat avans talep formu iletilir.

·       Mali İşler birimi seyahat avansı talep eden kişinin maaş avansı haricinde herhangi bir avans borcunun olup olmadığını sistemden kontrol eder. Çalışanın avans borcu var ise yeni bir avans verilmez. Öncelikle geçmiş avans borcunun kapatılması gerekir. Bir önceki avans borcu kapatılmadan prensip olarak yeni avans verilmez.

·       İş maksatlı yurt dışı seyahatlerde gerçek ihtiyaca uygun olarak belirlenen harcama tutarını içeren seyahat avansı, gideceği ülkenin durumuna göre döviz cinsi üzerinden belirlenir. Döviz, Mali İşler Birimi tarafından temin edilir.

·       Seyahat avansı ödemeleri Yurt içinde TL bazında internet bankacılığı yoluyla, Yurt dışında ise seyahat edilecek olan ülkenin para birimine göre personele nakit olarak yapılır. Türk vatandaşı olan çalışanlar için Vergi Usul Kanunu (VUK)’da belirtilen ödeme sınırının (2020 yılı 7.000 TL) üzerinde verilen avanslar sadece banka üzerinden yapılır.

·       Bilet temini ve rezervasyon, yurt içi ve yurt dışı için FLY Hisar ‘dan, yurtiçi otel rezervasyonları yönetici asistanları veya İdari İşler birimleri tarafından, yurtdışı otel rezervasyonları Yurtdışı İnsan Kaynakları tarafınca organize edilir.

·       Çalışanın görev nedeniyle yapacağı yurt içi ve yurt dışı seyahatlerde ekonomi sınıfı bilet kullanımı esastır.  Ekonomik bilet dışında yapılan ilave harcamalar, seyahate gidecek olan çalışan tarafından ödenir.

·       Yurt içi seyahatlerde ve transferlerde (havaalanı, otel vb.) fiyat durumuna göre en uygun ulaşım aracı (taksi yerine havaş, metro, otobüs vb.) tercih edilir.

·       Şehir içi seyahatlerde şirket aracı tercih edilir. Şirket aracının olmadığı durumlarda toplu taşıma araçları kullanılır.

·       Öncelikle gidilen yerin konaklama imkanları kullanılır. Yoksa otel konaklama aşağıdaki tabloya göre yapılır. Mücbir sebeplerden dolayı belirlenen limitleri aşan giderler, faturaların ibraz edilmesi ve üst yönetimin onaylaması halinde şirket tarafından ödenir.

·       Yurt dışında yerel telefon hatları temin edilir. Yeni telefon numarası bir üst amire bildirilir.

·       İş maksatlı seyahat giderleri, otel, konaklama, telefon, park ücreti, uçak biniş kartı, şehir içi ve şehirlerarası yol masrafları gibi tüm giderler mutlak surette belgelendirilir.

·       Yararlanılan hizmetin (şirket adına düzenlenmiş fatura, kanuna göre fiş gibi) resmi belgeye dayandırılması zorunludur. İstisnai durumlarda yönetici oluru, Şirket İcra Kurulu Başkanı’nın onayı ile tutanak karşılığında yürütülür.

·       Gerekli hallerde (Şirket İcra Kurulu Başkanı’nın onayı ile), özel arabası ile geçici görev amaçlı seyahate çıkan personele, mutad kara yolu mesafesine göre her km için azami 0,50 TL akaryakıt parası fatura/fiş karşılığı ödenir. Seyahat için gidilen yerin mesafesi ortalama olarak tespit edilip kontrole tabidir.

·       Şirket aracıyla yapılan seyahatlerde yakıtlar şirketin anlaşmalı olduğu istasyonlardan alınır. İstasyonun bulunmadığı ve sistemin çalışmadığı yerlerde fatura karşılığı yapılan masraflar, faturaya aracın plaka numarası, alınan yakıtın litresi ve yapılan km’nin yazılması koşuluyla kabul edilir.

·       Seyahatini tamamlayan çalışan, işyerine döndüğü tarihten itibaren 3 iş günü içinde seyahat giderleri ile ilgili masraf formunu üst amirinin onayından sonra Mali İşler Birimi’ne teslim eder. Mali İşler Birimi’nin kontrolü sonrasında mahsuplaşma yapılır.

![](https://3817096890-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M5uy2y39p13CVPIcVw2%2F-MMuzORBH2LiMMC2h2Lw%2F-MMv-yjdQYU-w74oehX_%2FTablo.PNG?alt=media\&token=5b8ae857-839c-4ff0-9985-bde63f2a1ab5)

\* Gelir İdaresi Başkanlığı tarafınca her yıl belirlenen günlük yemek bedelidir.

## **6.** **İLGİLİ DOKÜMANLAR:**

·       Masraf Formu

·       İş Avansı Talep Formu

·       Seyahat Avansı Talep Formu
