Atama ve Terfi Prosedürü

Atama ve Terfi Prosedürü ile ilgili detaylar;

1. AMAÇ

Norm kadrolarının tamamlanması, kadro artırımı veya organizasyonel gereklilikler paralelinde oluşacak açık pozisyonlar için kurum içerisinde yapılacak personel atama, terfi ve görev değişikliği sürecine ait esasların belirlenmesidir.

2. KAPSAM

Kurumda belirli/belirsiz sözleşmeli çalışan tüm personeli kapsar.

3. SORUMLULUK

Bu prosedürün uygulanması İnsan Kaynakları Departmanı sorumluluğunda olup prosedürde açıklanan faaliyetlerle ilgili yetki ve sorumluluklar aşağıdaki gibidir;

Faaliyetler	İlgili Birim / Kişi
Talep Yapılması	İlgili Birim Yöneticisi
Talebin Değerlendirilmesi	İnsan Kaynakları Departmanı
Talebin Onaylanması*	İnsan Kaynakları / Birim Yöneticisi / Müdür / Direktör / Genel Müdür / Grup Başkanı / İnsan Kaynakları Direktörlüğü / Üst Yönetim

* Genel Müdür pozisyonu olmaması durumunda Direktör, Direktör pozisyonu da bulunmaması durumunda Müdür onayı ile görev değişikliği talebi yapılır.

4. TANIMLAR

4.1. Atama: Şirket içi yapılacak olan dikey, yatay ve alt pozisyona geçiş süreçleridir.

4.2. Terfi: Personelin organizasyon yapısında, halen bulunduğu pozisyon/kadro/görev tanımından daha üst seviyede (dikey geçiş) yer alan bir pozisyon/kadro/görev tanımında görevlendirilmesidir.

4.3. Görev / Bölüm / Birim Değişikliği: Personelin şirket bünyesinde yaptığı görevden farklı bir göreve ya da birime yatay geçişi veya aynı unvan kademesi içerisine yapılan değişikliktir.

4.4. Alt Pozisyona Geçiş : Personelin performans değerlendirme sonuçlarının üst üste iki dönem yeterli seviyede olmaması sonucunda bir alt pozisyona atanmasıdır.

4.5. Deneme Süresi: Personelin vekaleten atamasının yapıldığı yeni görev/pozisyon çalışma şartlarını görmesi ve işi yapabilme becerisini anlaması, İnsan Kaynakları ve birim yöneticisinin ise personelin işi yapabilme yeteneğini ve verimliliğini ölçen bir süredir.

5. PROSEDÜR AKIŞI

5.1. Personel Gereksiniminin Belirlenmesi ve Onaylanması

Personel gereksiniminin belirlenmesi ve onayı “Personel Talep Formu”nda tanımlandığı şekilde geçekleştirilir.

5.2. Adayların Belirlenmesi

Şirket bünyesinde oluşan boş kadroların öncelikle şirket içi atama ile doldurulması esastır. Personelin ilgili kadronun gereklerini yerine getirebilecek nitelikte olması gerekmektedir.

İnsan Kaynakları Departmanı, personel ihtiyacının olduğu ilgili birim yöneticisi ile birlikte, personel ihtiyacını karşılayabilecek, personel içerisinde uygun bir aday olup olmadığının sorgulamasını yapar. Gelen talep başvurularını değerlendirilir ve ilgili birim yöneticisi ile birlikte pozisyona uygun olabilecek adayları belirler.

Belirlenen adayların açık olan pozisyona uygunluğu; atamanın yapılacağı kadronun görev tanımı, adayın şirket bünyesindeki çalışma süresi, geçmiş dönemlerdeki performans değerlendirme sonuçları, kişilik/karakter envanteri, disiplin bilgileri, eğitim durumu, konusuyla ilgili almış olduğu eğitim vb. kriterler dikkate alınarak değerlendirilir. Değerlendirme mevcut çalıştığı birim yöneticisi ile görevlendirilmesi düşünülen birimin yöneticisi tarafınca “Atama/Terfi Değerlendirme Formu/Modülü” doldurularak yapılır.

Terfi söz konusu ise adaylarda aranacak özellikler;

· Atama/Terfi Değerlendirme Formu’nda yeterli puanı almış olması (70 ve üzeri),

· Son 2 yıllık dönemde performans notlarının yeterli (En az 70 puan) seviyede olması,

· Kişilik envanter değerlendirmesinin terfiye uygun olması,

· Son 1 yıl içerisinde disiplin yönetmeliğine göre herhangi bir kınama/ihtar cezası almamış olması,

5.3. Terfi ve Görev/Bölüm/Birim/Şube Değişikliği Süreci

Terfi veya görev/bölüm/birim/şube değişikliği talebi yapılan personelin bağlı bulunduğu yöneticisi tarafından norm kadro gereklilikleri paralelinde talep, İnsan Kaynaklarına iletilir. Görev/Bölüm/Birim/Şube değişikliği talebinde öncelikle İnsan Kaynakları, ilgili personel ile görüşür. İnsan Kaynakları tarafınca yapılan değerlendirme sonrasında personelin yetkinlikleri yeni pozisyon gerekliliklerine uygun ise “Atama/Görev Değişikliği Formu” düzenlenir, şirket yöneticisi ve birim yöneticisinin değerlendirmesine sunulur. Onaylanan form Grup Başkanı onayına, sonrasında İnsan Kaynakları Direktörlüğü onayına sunulur. İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafınca değerlendirilen talebin uygun bulunması halinde Üst Yönetim onayına sunulur. Tüm onayların tamamlanması sonrasında ilgili birim yöneticisi ve İnsan Kaynakları tarafından yeni görevin detayları kişiye tebliğ edilir. Yeni görev tanımı personele imzalatılır. Yapılan işlem personelin özlük dosyasında saklanır.

Departman/Bölüm içerisinde birim/servis değişikliği durumlarında ise personelin bağlı bulunduğu yöneticisi tarafından norm kadro gereklilikleri paralelinde talep, İnsan Kaynaklarına iletilir. İnsan Kaynakları tarafınca yapılan değerlendirme sonrasında personelin yetkinlikleri yeni pozisyon gerekliliklerine uygun ise “Atama/Görev Değişikliği Formu” düzenlenir, şirket yöneticisi ve birim yöneticisinin değerlendirmesine sunulur. Onaylanan form İnsan Kaynakları Direktörlüğü onayına sunulur. İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafınca değerlendirilen talebin uygun bulunması halinde yeni görev tanımı personele imzalatılır.

Personelin terfisi yapılıyorsa, İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafınca mevcut pozisyon ücret skalalarına göre yeni ücret belirlenir ve onaya sunulur. Ücret artışı atama onayının alındığı ayı takip eden ay itibariyle yapılır.

Kişinin ataması ile ilgili hazırlanan duyurular, İnsan Kaynakları Departmanı tarafından yapılır.

5.4. Atama Dönemi

Atama dönemleri yılda iki defa olmak üzere Ocak ve Temmuz aylarıdır. Aşağıda belirtilen mücbir sebepler nedeniyle belirlenen dönemler dışında atama yapılabilir.

· Pozisyon açığının oluşması ve atama yapılacak pozisyonun aciliyeti,

· Yeni açılacak olan bölümler veya pozisyonlara ilişkin atama gereklilikleri,

· İş hacminde ve iş programlarında artış,

· Teknolojik değişimler sebebi ile oluşan organizasyonel değişimler.

5.5. Norm Kadro Artırımı

Herhangi bir sebeple norm kadro arttırma talebinde bulunan yönetici “Personel Talep Formu”nda norm kadro artırımı ile ilgili kısmı doldurup açıklamalı olarak İnsan Kaynakları’na iletir. İnsan Kaynakları tarafınca yapılan iş ve süreç analizi sonrasında arttırma talebinin uygun görülmesi halinde talep Üst Yönetim onayına sunulur. Üst Yönetim’in kararı ilgili birime iletilir. İnsan Kaynakları tarafınca Arora IK sisteminde norm kadro artışı yapılır.

5.6. Tebligat

Terfi ve Görev/Bölüm/Birim/Şube Değişikliği personele, doğrudan İnsan Kaynakları tarafından onayın birime ulaştığı günü takip eden iş günü mesai bitimine kadar imza karşılığı tebliğ edilir. Terfi ve Görev/Bölüm/Birim/Şube değişikliği konusunda tebliğ veya tebellüğden imtina edilmesi halinde en geç bir iş günü sonrasında İnsan Kaynakları Direktörlüğü’ne bildirilir ve noter kanalıyla personelin ikametgâh adresine gönderilir. Personelin izinli ve raporlu olduğu dönemde tebligat yapılması halinde göreve başlama süresi izin ve rapor süresi bitiminden sonra başlar.

5.7. Göreve Başlama

Terfi ve Görev/Bölüm/Birim/Şube Değişikliği kendisine tebliğ edilen personel;

· Aynı büyükşehir/belediye hudutları içinde göreve atananlar, atama yazılarının kendilerine tebliğ edilmesini takip eden iş günü,

· Bulunduğu büyükşehir/belediye hudutları dışında göreve atananlar, atama yazılarının kendilerine tebliğ edildikten sonra 3 iş günü içerisinde yeni görevlerine başlamak zorundadır.

· Yurt içindeki bir birimden yurt dışına veya yurt dışındaki bir birimden yurt içine atanan personelin göreve başlama süreleri İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafınca belirlenir.

5.8. Deneme Süresi

Terfilerde kişi pozisyona asaleten getirildiği gibi; vekâleten de atanabilir. Vekâleten atanan personel asaleten ataması yapılana kadar mavi yaka personellerde 2 ay, idari personellerde (beyaz yaka) 6 aylık deneme süresine tabi tutulur. Bu süre sonunda atama sürecindeki onay prosedürü işlenir. İnsan Kaynakları Direktörlüğü’nün oluru ve Üst Yönetimin onayı ile kişi göreve asaleten atanır. Ücret değişikliği asaleten atama yapıldığı ay itibariyle geçerli olacaktır. Diğer görev değişikliklerinde de işin gerektirdiği durumlarda deneme süresi uygulanabilir.

5.9. Yer Değiştirme Suretiyle Atama

Şirket, personeli ülke içinde herhangi bir birimde çalıştırabilir ve personelin yer değiştirme talebini kabul edip etmeme hususunda serbesttir.

5.10. Yurt Dışı Atama ve Geçici Görevlendirme

Belirli/belirsiz bir süre için yurt dışı bir göreve atanacak personel, pozisyon için uygun altyapıya sahip (eğitim, yabancı dil, mesleki yeterlilik vb.) potansiyel personel arasından, gidilecek pozisyona uygun geçmiş tecrübeye sahip ve seyahat engeli olmayan personel arasından seçilir.

5.11. Görev Devir Teslim İşlemi

Lokasyon ya da departman değişikliği gerektiren terfi ya da görev/bölüm/birim/şube değişikliği süreçlerinde, personel görevinden ayrılmadan önce görevi ile ilgili bilgi, doküman ve iş süreçlerini yerine başlayan kişiye, eğer yoksa yöneticisine aktarır. Kendisine emanet edilmiş olan her türlü malzeme, araç-gereç gibi zimmetleri “Zimmet Emtia Teslim Formu” ile ilgili birimlere teslim etmekle yükümlüdür. Bu yükümlülüğü yerine getirmediği için kurum ve/veya kişilerin zarara uğramasına neden olan personel, bu fiilinden dolayı sorumlu tutulur ve gerekiyorsa Disiplin Kurulu’na sevk edilerek hakkında cezai işlem uygulanır.

5.12. Harcırah

Personele ödenecek yurt içi-yurt dışı yer değiştirme tazminatı limitleri ve ödeme esasları Üst Yönetim tarafından belirlenir.

6. AKIŞ DİYAGRAMI

7. İLGİLİ DOKÜMANLAR:

· Personel Talep Formu

· Atama ve Terfi Talep Formu

· Atama/Görev Değişikliği Formu

· Zimmet Emtia Teslim Formu