Motorlu Taşıt Kullanım Talimatı

Motorlu Taşıt Kullanım Talimatı ile ilgili detaylar;

1.AMAÇ:

Bu prosedürün amacı; şirkete ait, kiralık ya da şirket mülkü olan motorlu taşıtların belirlenen limitlere, kurallara, kurum ilke ve prensiplerine uygun olarak kullanılmasının temin edilmesidir.

2.KAPSAM:

Şirket envanterinde, kiralık ya da şirket mülkü olan tüm motorlu taşıtları kapsar.

3.SORUMLULAR:

Havuz aracı olarak kullanılan motorlu taşıtların sorumluluğu ilgili şirketin İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine ve beraberinde kullanım amacıyla teslim edilen kişiye aittir.

Şirket aracı ve kiralık olarak zimmetlenen motorlu taşıtların sorumluluğu aracın zimmetlendiği kişiye aittir. Takibinden de bağlı olduğu şirketin Mali ve İdari İşleri sorumludur.

4.PROSEDÜR AKIŞI:

4.1.Genel Kurallar:

· Havuz aracını kullanması gereken personel, mutlaka “Motorlu Taşıt Kullanım Prosedürü”nü okumalı ve imzalamış olmalıdır. İmza altına alınan talimat personelin özlük dosyasında muhafaza edilir.

· Üzerine araç zimmetlenmiş personel de “Motorlu Taşıt Kullanım Prosedürü”nı okumalı, imzalamalı ve imzalı talimat personel özlük dosyasında muhafaza edilmelidir.

· Motorlu Taşıtlar, yönetimin belirlemiş olduğu şartlar ve amaçlar dışında kesinlikle kullanılamaz. Araçlar, şirket personeli haricinde 3. kişilere kesinlikle verilemez. Aksinin tespiti halinde Disiplin Kurulu’na sevk edilir.

· Araçların temiz ve bakımlı tutulması zorunludur. (Motor, kaporta, araç içi vb.)

· Araçların periyodik bakımlarını Km’si geldiğinde bakımı için aracın zimmetli olduğu personel idari işlere bildirmekle sorumludur. Yaptırma sorumluluğu İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine aittir. Havuz araçlarının bakım ve sorumluluğu İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine aittir.

· Bölge seyahatlerine çıkılmadan önce mutlaka aracın yağ, su, motor, yakıt vb. kontrollerinin aracın zimmetli olduğu kişi tarafından yapılması gerekmektedir. Sorun var ise yaptırılmadan çıkılmamalıdır.

· Araç kullanıcısı araçta bulundurulması zorunlu olan sürücü belgesi, araç ruhsatı ve yasal açıdan zorunlu olan diğer belge (psiko-teknik) ve ekipman ile araç dosyasını araç kullanımı sırasında daima yanında hazır bulundurmakla yükümlüdür. Bu maddenin ihlali ile ilgili tüm cezai sorumluluklar araç kullanıcısına aittir.

· Her durumda trafik kurallarına riayet edilmeli ve şirketin prestijini sarsacak olumsuz davranışlar sergilemekten kesinlikle kaçınılmalıdır.

· Tedavi amaçlı uyku yapıcı ilaçlar alındıktan sonra araç kesinlikle kullanılmamalıdır. Kullanımının tespiti halinde iş akdi derhal fesh edilir.

· Araç kullanıcısı her üç (3) ayda bir olmak üzere, orijinal ehliyetini (fotokopi değil) bağlı bulunduğu yöneticisine ve İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine göstermek durumundadır.

· Kullanıcı, herhangi bir sebeple trafik birimleri tarafından sürücü belgesine el konulduğu takdirde bunu hemen bağlı bulunduğu amirine bildirmekle ve aracı merkezde İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine, bölgelerde bölge yöneticisine ya da merkezdeki amirine teslim etmekle yükümlüdür. Aksi takdirde oluşacak hukuki ve maddi tazminleri peşinen kendisi kabullenmiş olur.

· OGS ya da HGS bulunan araçlarda cihazın arızalanması, kayıp olması veya kredi azalması durumunda İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine haber verilmeli ve arızalı cihaz ile otomatik geçiş yapılmamalıdır. Yapıldığı takdirde cezai süreler dikkate alınarak cihaz değişimi ya da tamiri tamamlanmalıdır. Cezai durumla karşılaşılması halinde ilgili personel hak edişinden cezai tutar mahsup edilir.

· Sürücü hatalarından kaynaklanan ve sigorta şirketi tarafından kabul edilmeyen parça vb. malzeme bedeli ve bakım bedelleri kullanıcıdan tazmin edilir. (Lastik yarılması, jant hasarları, jant kapağı, sigara yanığı vb.)

· Kullanıcı, aracı kendi özel işlerinde kullandığında araçta yaptığı tüm harcamaları şirketine ödemekle mükelleftir. Aksi durumda personele yazılı bildirim yapılarak maaşından mahsup edilir.

· Kullanıcı, kendisine zimmetlenmiş aracın, herhangi bir sebepten veya izinli olduğu sürelerde başkaları tarafından kullanıldığının araştırmasını yapmak ve varsa bu durumu tutanak ile yöneticisine bildirmek ve bu tutanağı İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine ulaştırmakla yükümlüdür. Kendisine zimmetlenmiş aracın şirket personeli olan diğer kişi tarafından kullanılabilmesi için, “Araç Seyahat Görev Formu”nun, kullanma talebi olan kişinin amiri tarafından yazılı olarak onaylanmış olması gerekir. Araç görev formunu dolduran bir kişi o form iptal edilmeden başkasına araç veremez, kullandıramaz.

· Kullanıcı, araç tamir bakım faturalarının kendisine teslim edilmesi durumunda faturaları yöneticisi onayı ile İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine ulaştırılmasını sağlamaktan sorumludur. Aksi takdirde faturaların kayıp olması ve/veya gecikmesinden dolayı oluşacak muhasebe kayıtlarından kaynaklanan sorunların cezai sonuçları da kullanıcıya aittir.

· Araç kullanıcısı, bakım onarım amacıyla servise verilmesi halinde, ilgili servisten alınacak olan, servis giriş formunun aslını araç dosyasında muhafaza etmek zorundadır. İlgili formun fotokopisi de İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine gönderilmelidir. İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine ya da amirine yazılı bir bildirim yapılmaksızın belgesiz ve habersiz yapılan bir araba masrafı için kesinlikle ödeme yapılmaz.

· Havuz araçlarının kullanımı üst amirinin Kurum Dışı Görev Formu onayı olmadan verilmez.

· Şahsa zimmetli kurum araçları tutanak ile idari işlerin bilgisi dahilinde teslim edilir. Kullanım süresinde oluşabilecek olan tüm hasar ve cezai işlemler kullanıcıdan mahsup edilir.

4.2.Araç Yakıt Kullanımı:

· Kurum araçlarının tamamında (kiralık ya da şirket mülkü olanlarda) Taşıt tanıma bulunması zorunludur. Taşıt tanıma bulunmayan araçlara en kısa zamanda taşıt tanıma taktırılması ilgili süreç İdari İşler/Destek Hizmetleri birimi sorumluluğundadır.

· Taşıt tanıma kullanım limiti için Grup Başkanı yetkilidir. Aşım bedelleri ilgili kişi/kişilerin maaşlarından mahsup edilir.

· İlgili şirketin İdari İşler/Destek Hizmetleri birimi her ay taşıt tanıma sistemi kullanımlarını takip etmek ve yönetime rapor (aylık yakıt kullanımı, aracın aylık rut planı vb.) sunmak durumundadır.

· Şehirlerarası yolculuk öncesindeki süreç “Kurum Dışı Görevlendirme Prosedürü”ne göre organize edilir.

· Şirket aracı kullanan personel anlaşma yapılan yerden akaryakıt alımı yapar.

· Anlaşmalı yer haricinde yapılan yakıt alımlarının masraf formları Grup Başkanı onayına tabidir. Aksi halde ödeme yapılmaz.

· Havuz araçları ya da şahsa zimmetli kurum araçları şahsi işlerde kullanıldığının tespiti durumunda araç takip sistemine bakılarak kullanılan km başına 0,60 kuruş kuruma kullanım bedeli öder.

4.3.Trafik Cezaları:

· Her türlü trafik cezası kullanıcıya ait olup, cezalar araç kullanıcısı tarafından ödenir.

· Kullanıcı kendisine zimmetlenmiş olan aracın www.gelirler.gov.tr/İnternet vergi

· dairesi ve Trafik denetleme Web sayfasından aracına ait trafik cezasının olup olmadığını her ay kontrol etmek ve gereğini yerine getirmek zorundadır. Kullanıcı İnternet üzerinden aracının durumunu gözlemlemek için gerekli olan bilgileri İdari İşler/Destek Hizmetleri biriminden temin edebilir. Ancak internet üzerinden alınan bilgilerin olası eksik veya hatalı olması durumunda Vergi Daireleri bilgileri kanunen esas alınır.

· Kullanıcı trafik cezasına ait ödeme makbuzunun aslını trafik ceza tutanağının fotokopisi ile birlikte İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine yasal ödeme süresi içerisinde ödeyerek ulaştırmakla yükümlüdür.

· Trafik cezalarının ödemesinin internet ve banka şubelerinden yapılmaması, Vergi Dairelerinden yatırılması esastır. Zorunlu durumlarda ilgili bankalar aracılığı ile ödeme yapılabilir. Cezaların geç ödenmesi nedeni ile oluşacak yasal faizler de kullanıcı tarafından ödenir.

· Vergi dairelerinde ödenmiş trafik cezaları bazen ödenmemiş borç olarak gözükebilmekte ve yasal faizleri de işletilmektedir. Bu durumda borcun silinebilmesi için ceza ödeme makbuzunun aslının vergi dairesine ibrazı şarttır. Fotokopi ödeme makbuzu geçerli değildir. Aksi takdirde kullanıcı, borcun mükerrer ödemesini yapmak zorundadır.

· Araç kullanıcısının haberi olmadan düzenlenen trafik cezalarında, İdari İşler/Destek Hizmetleri birimi ceza tutanağının kendilerine ulaştığı andan sonra kullanıcıyı yazılı olarak bilgilendirip, gerekli işlemleri yapar/yaptırır.

· İdari İşler/Destek Hizmetleri birimi, kendilerine ulaştırılmamış ceza ödeme makbuzlarından dolayı araç kullanıcılarını aramak veya haberdar etmek zorunda değildir.

· İdari İşler/Destek Hizmetleri birimi, trafik cezası bulunan aracın dosyasında ödeme makbuzu aslının olmaması durumunda trafik cezasını faizi ile birlikte vergi dairesine öder ve kullanıcıdan tazmini için insan kaynakları ve muhasebe servisini bilgilendirir. İnsan Kaynakları ve Muhasebe servisi gereğini yapar.

· Ödenen trafik cezalarına ait, ceza makbuzları ile ödeme makbuzlarının fotokopileri, araç dosyasına eklenir.

5.TRAFİK KAZALARI VE YAPTIRIMLAR:

· Trafik kazalarında mutlaka alkol muayenesi yaptırılmalı, kazalı araç fotoğrafları çekilmeli ve tutanakları olay yerinde tutulmalıdır. Evrakların aslı ve sigorta hasar dosya kayıt numarası öğrenilerek İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine, yetkililerine ve ilgili yöneticisine ulaştırılmalıdır. Kaza, ilgili tüm yöneticilere bildirilmelidir. Kazayı yapanlar arasında tutanak veya anlaşma yapılabilir. Gerektiğinde trafik ekibi de çağırılabilir.

· Kaza raporu okunarak teslim alınmalıdır.

· Kaza durumunda ilgili ilk yönetici (bölgelerde bölge yöneticisi) olay ile ilgili görüş ve düşüncelerini belirterek, tutanağın fotokopisi ile birlikte İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine ulaştırmak zorundadır. Kazanın gerçekleştiği tarihte güzergâh ve uğranılan noktalar belirtilmelidir.

· Uygunsuz araç kullanmaktan doğan herhangi bir kaza durumunda; tutanakta belirtilen kusur dağılım oranının %50'den fazla olması halinde sürücü, kazadan kaynaklanan giderleri ve varsa 3. kişilere ödenecek tazminatları karşılamakla yükümlüdür.

· Kaza harici oluşan hasarlarda İdari İşler/Destek Hizmetleri biriminden bilgi alınarak prosedürler yerine getirilmelidir.

· Kaza sonrası ayrıntılı kaza raporu doldurularak İdari İşler/Destek Hizmetleri birimine iletilmelidir.

6.İŞ AKDİNİN FESHİNE SEBEP OLAN İHLALLER:

· Alkol ve uyuşturucu, uyku yapıcı ilaçların etkisinde araç kullanmak,

· Şirket prestijini sarsacak şekilde araç kullanmak,

· Kazaların sürekliliği ve kusur oranı,

· Trafik cezalarının sürekliliği,

· Ehliyetsiz ve ruhsatsız araç kullanmak,

· Gerçek olmayan beyanlar,

· Araç içinde 3. kişileri bulundurmanın alışkanlık haline getirilmesi,

· Şirket yönetimi, yukarıda belirtilen maddelerin herhangi birinin ihlalini iş akdi fesih nedeni olarak geçerli kılabilir.