Avans Prosedürü

İzin Prosedürü ile ilgili detaylar;

1. AMAÇ:

Danışmanlık hizmeti verilen şirket çalışanlarının maaş ve iş avans taleplerinin şeklini ve uygulama sürecini belirlemektir.

2. KAPSAM:

Danışmanlık hizmeti verilen şirket şirketi bünyesinde belirli / belirsiz süre ile çalışan tüm personeli kapsar.

3. SORUMLULAR:

Bu prosedürün uygulanmasından Saha İnsan Kaynakları, Mali İşler, ilgili departman yöneticisi, Grup Başkanı, Merkezi İnsan Kaynakları ve Merkezi Grup Başkanı sorumludur.

4. TANIMLAR:

4.1. Maaş Avansı:

Personel tarafından talep edilen ve ay sonunda maaşından mahsup edilen avanstır.

4.2. İş Avansı:

İş ile ilgili olarak ihtiyaçların karşılanması amacıyla yapılan ödemedir.

5. PROSEDÜR AKIŞI

5.1.Maaş Avansı

5.1.1. İhtiyacın Tespiti:

Maaş avans talebi aşağıda belirtilen nedenler dışında talep edilemez;

· Ciddi boyutta sağlık sorunları. (Çalışanın kendisinin veya yakınının sağlık ile ilgili problemleri)

· 1. Derece yakınlarının vefatı.

· Grup Başkanı, Genel Müdür ve İnsan Kaynakları Direktörünün uygun görülen çok acil ihtiyaçlar.

5.1.2. Maaş Avansı Uygulaması:

· Maaş avansları her ayın 10’u 15’i arasında mesai bitimine kadar avans talepleri İnsan Kaynakları’na yazılı olarak iletilir. Sistem üzerinden yapılacak talep süreci sistem çalışması tamamlandıktan sonra duyuru yapılarak bilgilendirilecektir.

· Madde 5.1’de belirtilen ihtiyaçlar nedeni ile avans talebinde bulunacak personel sistem üzerinden Self Servis - İK İşlemlerim’den Avans Talebini doldurarak bağlı olduğu yöneticileri onayı sonrasında İnsan Kaynakları onayına iletilir. İlk yöneticisi avans talebinin Avans Prosedürüne uygun olup olmadığını denetledikten sonra talebin uygunluğuna onay verir.

· Saha İnsan Kaynakları birimi; maaş avansı talep eden çalışanın önceki avans talep miktarı ve sayısını, borç durumu ve finansal durumunu (icra, trafik cezası, ürün kesintisi vb.) kontrol ederek, mali işler biriminden borcunun olmadığına dair teyit alır.

· Saha İnsan Kaynakları birimi tarafından gerekli kontroller yapıldıktan sonra (excel formatında) ödeme onayı alınmak üzere Merkezi İnsan Kaynakları’na iletilir.

· Merkezi İnsan Kaynakları 15’i 17’si arasında yukarıda belirtilen hususlar çerçevesinde kontrol yapar. Onay verdikten sonra Saha İnsan Kaynakları’na iletir. Saha İnsan Kaynakları ödemeyi yapacak olan Mali İşler birimine ödeme listesini gönderir.

· Ödemesi uygun görülen maaş avans talepleri her ayın 20’si mesai bitimine kadar personelin maaş hesabına Mali İşler birimi tarafından avans ödemesi olarak yatırılır. Hafta sonuna rastgelen ödeme günlerinde takip eden Pazartesi ödeme yapılır.

· Maaş Avansı talep edebilmesi için kişinin şirket bünyesinde en az 2 ayını tamamlamış olması gerekir.

· Avans tutarı aynı dönem içinde maaşının (AGİ Hariç) 3’te 1’ini geçemez.

· İlgili ay içinde işten ayrılacağı kesinleşen kişiye avans ödemesi yapılamaz.

· İlgili ay maaş hak edişi bulunmayan personel maaş avans talebinde bulunamaz. (Ücretsiz izin, istirahat raporu alma vb.

· Çalışan taksitli avans talebinde kesinlikle bulunamaz.

· Alınan avanslar geri ödeme dönemleri belirtilen ayların maaş ödeme dönemlerinde kapatılır. Bir sonraki aya kesinlikle devredilemez. İşten ayrılma veya ilişik kesme durumlarında kalan avans borç tutarı çalışanın kanuni alacaklarından tahsil edilir.

· Yukarıda belirtilen şartların haricinde yapılacak uygulamalar Merkezi Grup Başkanı onayına bağlıdır.

5.2.İş Avansı İhtiyacın Tespiti:

· Çalışanın iş avansı talebinde bulunabilmesi için en az 1 gün öncesinde avans istek formunu doldurması gerekir. Bağlı olduğu yöneticisinden onay aldıktan sonra Mali İşler birimine iletir.

· Mali İşler birimi iş avansı talep eden kişinin iş avansı borcunun olup olmadığını sistemden kontrol eder. Çalışanın iş avansı borcu var ise yeni bir iş avansı verilmez. Öncelikle geçmiş iş avansı borcunun kapatılması istenir.

· Bir önceki iş avansı kapatılmadan prensip olarak yeni iş avansı istenemez. (Olağanüstü durumlar,

· Seyahat amacıyla alınan avanslar iş avansına dâhildir. Seyahat avansı yapılacak işin niteliğine ve kullanılacağı ülkeye göre TL, Dolar, Euro vb. para cinsinden verilebilir.

· Avans istek formları Mali İşler birimi tarafından arşivlenir.

· İş Avansı alan çalışan yaptığı harcamalara istinaden (yeme, içme, konaklama, seyahat vb.) masraf formu doldurup yaptığı harcamalara ait belgeleri formun ekine koyarak ilgili yöneticisinden onay aldıktan sonra mali işlere teslim eder. İş avansının kullanılmayan kısmı en geç iş avansının alındığı ayın sonuna kadar iade edilir. Kullanılmayan ve iade edilmeyen iş avansı tutarları çalışanın hak edişinden mahsup edilir.

· İş Avansı masraf listeleri oluşturulurken masraf listesinde sadece o aya ait giderler olmalıdır. İş avansı kapatılması mali evraka (fiş, fatura vb.) tabidir.

· İş avanslarının masraf listesi teslim süresi en geç ilgili ayın son haftasıdır. Bu süre içinde kapatılmayan iş avansları ücret hak edişlerinden mahsup edilir.

· Yukarıda belirtilen şartların haricinde yapılacak uygulamalar Merkezi Grup Başkanı onayına bağlıdır.