Zimmet Emtia Prosedürü

Zimmet Emtia Prosedürü ile ilgili detaylar;

1.AMAÇ

Kuruma ait demirbaşların personele zimmeti ve sonrasında oluşan/oluşabilecek hasarın kusur tespiti neticesinde izlenecek yolun belirlenerek zimmet takip sürecinin yönetilmesidir.

2.KAPSAM

Şirket bünyesinde çalışan sözleşmeli ve/veya taşeron tüm personeli kapsar.

3.SORUMLULAR

Bu prosedürün uygulanmasından ve değerlendirilmesinden öncelikle emtia zimmeti yapan, yapılan ve/veya satınalma talebinde bulunan kişi ve birim (İdari İşler/Destek Hizmetleri, Bilgi Teknolojileri, İnsan Kaynakları vb.) sorumludur.

4.TANIMLAR

Değerlendirme Kurulu: Emtia zimmeti öncesi ve sonrasında ortaya çıkan hasar konusunda kusuru değerlendirmek üzere yetkili kişilerden oluşan kuruldur. Kurul; Genel Müdür, Hukuk, Bilgi Teknolojileri, Denetim, Mali İşler Müdürü, Satınalma, İnsan Kaynakları ve ilgili birim yöneticisinden oluşur.

5.PROSEDÜR AKIŞI

5.1. Genel Kurallar:

· Personel işe başladığında, zimmetlenmesi gereken emtia işe başlama mailinde belirtilen kategoriler dikkate alınarak belirlenir. Personel, pozisyonuna göre kendisine teslim edilecek olan Yaka kartı, kurum aracı, bilgisayar, mouse, bilgisayar çantası, telefon, cep telefonu, kurum hattı, dect telefon, büro ve ofis malzemeleri vb. zimmetleri “Zimmet Emtia Teslim Formu” karşılığı ilgili birimlerden teslim alır. Zimmet Emtia teslim Formu personelin özlük dosyasında muhafaza edilir. Ayrıca personel üzerine zimmetlenen emtianın Workcube sistemine kaydı ilgili birim tarafından yapılır.

· Cep Telefonu, Kurumsal hat ve Bilgisayar tahsisinde “Cep Telefonu/Kurumsal Hat/Bilgisayar Zimmet Hiyerarşisi”nde belirtilen hiyerarşi dikkate alınarak yapılır.

· Kurumdan ayrılma ya da görev değişikliği olması durumunda İnsan Kaynakları Direktörlüğü ve Merkez Grup Başkanlığı bilgi ve onayı ile cep telefonu ve kurum hattı teslimi ya da değişikliği süreci yürütülür. Cep telefonu marka ve model değişikliği, Merkezi Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü ve Merkezi İnsan Kaynakları Direktörlüğü’nün revizyon çalışması sonrasında Merkez Grup Başkanlığı onayı ile yürürlüğe girer. Ayrılan personele cep telefonu ya da kurum hattı devredilemez. Devir teslim süreçleri Workcube PAM modülü üzerinden zimmetin personel üzerinden düşürülmesi ile İnsan Kaynakları birimi tarafından yürütülür ve ilgili birimlere teslim edilir.

· Ayrılan personelin üzerindeki IT varlıklar ilgili birimler tarafından teslim alındıktan sonra Merkezi İnsan Kaynakları Direktörlüğü ve ilgili Merkezi birimin bilgi ve onayı olmadan başka birim ya da personele kesinlikle devredilmez.

· Kurum Aracı Tahsisi: Kurum aracı tahsisi “Kurum Aracı Zimmet Hiyerarşisi”nde belirtilen hiyerarşi yapısına göre yapılır. Kurum aracı tahsis edildikten sonraki süreçte uyulması gereken kurallar ve açıklamalar “Motorlu Taşıt Kullanım Talimatı’nda belirtilmiştir.

· Kurumdan ayrılma ya da görev değişikliği durumunda ilgili şirket İnsan Kaynakları, İnsan Kaynakları Direktörlüğü ve Merkez Grup Başkanlığı bilgi ve onayı ile kurum aracı değişikliği ve teslim süreci yürütülür.

· Kurum aracı ve model değişikliği, Merkezi İnsan Kaynakları Direktörlüğü ve Satınalma Direktörlüğü’nün revizyon çalışması sonrasında Merkez Grup Başkanlığı onayı ile yürürlüğe girer.

· Ayrılan personele zimmetli olan kurum aracı ilgili İdari İşler birimi tarafından teslim alındıktan sonra Merkezi İnsan Kaynakları Direktörlüğü bilgi ve onayı olmadan başka birim ya da personele kesinlikle zimmetlenmez.

· Personelin işten ayrılış sürecinde, zimmetli emtianın teslim durumu, İnsan Kaynakları tarafından Workcube sistemi ve ilgili birimden zimmeti teslim ettiğine dair alınmış olan “İlişik Kesme Formu” ile kontrol edilir. Personel Yaka Kartı İnsan Kaynakları birimine teslim edilir. Teslim edilmediği tespit edilen emtia olması durumunda; tutanak ile Değerlendirme Kurulu’na sunulur ve zimmet sürecinde bulunan ilgili kişilerin ücret hak edişinden tahsil edilir. Hak edişi yoksa kanuni yollara başvurulur.

· Personel, kendisine yapılan zimmetleri şahsi işlerinde kullanamaz, 3. Kişilere kullanması için teslim edemez. Kurumun ilke ve prensiplerine uygun kullanmak zorundadır. Aksinin tespiti halinde Disiplin Kurulu’na sevk edilir.

· Personel, kendisine zimmetlenen kurum aracı, bilgisayar, mouse, telsiz, projeksiyon, bilgisayar çantası, telefon, cep telefonu, kurum hattı, dect telefon gibi bilgi teknoloji sistemleri, büro ve ofis malzemeleri vb. emtialarda kaza vb. olay ile karşılaşması durumunda olay ve hasarın bildirildiği Kaza/Olay/Hasar Bildirim Formu’nu doldurarak, zimmeti yapan birime iletir. İlgili birim tarafından araştırma yapılarak hasar tespiti yapılır. “Kaza/Olay/Hasar Bildirim Formu” Değerlendirme Kurulu’na sunulur. Değerlendirme Kurulu kararına göre hareket edilir.

· Hasar tespit tutanağı ilgili insan kaynakları ve merkezi insan kaynakları birimine iletilir.

· Tamamlanmış olan “Kaza/Olay/Hasar Bildirim Formu” İnsan Kaynakları birimine iletilir ve olayla ilgili olan kişi veya kişilerden Değerlendirme Kurulu kararına göre bilgilendirme / savunma yazısı talep edilir.

· Kendisine taşınabilir emtia zimmetlenen personel, ofiste, evinde, kurum aracında ya da şahsi aracında zimmetli emtiaları araç içinde bırakamaz. Bırakması halinde, yaşanabilecek hırsızlık vb. durumlarda olay tutanak altına alınarak emtia bedeli personele yapılacak yazılı bildirim sonrasında hak edişinden mahsup edilir. Personele hak edişinden mahsup edilen tutar sonrasında muadil emtia zimmeti yapılır.

· Atama ve rotasyon nedeniyle yer değişikliği olan personelin üzerindeki zimmetler aynı şekilde devam eder. Değerlendirme Kurulu zimmet transfer sürecinde maliyetleri belirleyerek ilgili şirketlerin muhasebe birimleri tarafından maliyet geçiş süreçleri yürütülür. Zimmetin kurumlar arası geçişi, ilgili birimler tarafından sağlanır.

· Personele zimmetlenen kurum araçları, havuz araçları ve diğer motorlu taşıtların kullanımı ve yönetimi “Motorlu Taşıt Kullanım Talimatı”na göre takip edilir ve raporlanır.

6.DEMİRBAŞ KULLANIM ESASLARI

6.1. Demirbaş Kullanımı ve Sorumluluğu:

· Demirbaşlar, amacına ve usulüne uygun olarak kullanılmalıdırlar.

· Kişilere zimmetli olan envantere kayıtlı cihaz, makine, alet, mefruşat, ulaşım, iş aracı vb. demirbaşlar, belirlenmiş alan ve amacı dışında kişisel maksatlarla ve/veya çıkar sağlamak amacıyla kullanılamaz, bir başkasına kullandırılamaz ve yetkili makamın onayı olmadan bir başkasına devredilemez. Aksinin tespiti halinde Disiplin Kurulu’na sevkedilir.

· Kayıtlı demirbaş malzemeleri; ilgili birim müdürü, şirket Genel Müdürü ve Grup Başkanı onayı olmaksızın kayıtlı bulundukları yerlerden başka yerlere geçici süreler için dahi olsa aktarılarak kullanılamaz. Ancak sosyal, kültürel, bilimsel vb. etkinlikler için kullanılacak demirbaşlar kayıtlı bulundukları yer dışına ilgili birim müdürü ve Genel Müdür onayı ile çıkarılabilir. Çıkarılması halinde demirbaşın iade işlemi, mevcut teslim tutanağı kullanılarak, iade edildiğine dair imzalanması şeklinde veya yeni bir teslim tutanağı düzenlenerek gerçekleştirilebilir.

6.2. Teslim Alınan Demirbaşın Hasar Görmesi veya Kaybolması:

· Değerlendirme Kurulu kusurun niteliği ve hasar gören demirbaşın yıpranma payını da göz önüne alarak maddi karşılığını yeniden yapılacak olan değerlendirmeye göre belirler. Kusur çalışanın iradesinin dışında tamamen iyi niyetle, elinde olmayan sebeplerden kaynaklanmış bir kusur ise Değerlendirme Kurulu tarafından belirtilir. %25 kusur her halükârda kişinin ücretinden kesilir. Eğer kusur birden fazla sayıda personel tarafından işlenmiş ise %25’e ilave olarak %5 oranında artırım yapılarak kesinti oranı belirlenir ve mevcut kişilere bölünür.

· Kusurun iyi niyeti dışında gerçekleştiği tespit edilir ise olay görüşülmek üzere Disiplin Kuruluna sevk edilir. Disiplin kurulunda alınan karar İnsan Kaynakları birimi tarafından uygulanır.

· Personel kendisine yapılan emtia zimmetlerinin kullanım ve korunmasından 1. derecede sorumludur. Kayıp, çalıntı, kırılma, bozulma gibi durumlarda Kaza/Olay/Hasar Bildirim Formu ile kayıt altına alınarak İnsan Kaynakları birimine, amirine ve emtia zimmeti yapan birime bildirimde bulunur.

7. Yukarıda belirtilen konular dışında oluşabilecek tüm süreçler konusunda Değerlendirme Kurulu yetkilidir.

8.İLGİLİ DÖKÜMANLAR

· FR.İK.0001 Zimmet Emtia Teslim Formu

· FR.İK.0004 İlişik Kesme Formu

· FR.İK.0005 Kaza/Olay/Hasar Bildirim Formu

· EK.1 Cep Telefonu/Kurumsal Hat/Bilgisayar Zimmet Hiyerarşisi

· EK.2 Kurum Aracı Zimmet Hiyerarşisi (Araç Filo Yönetimi tarafından çalışılmaktadır)