İzin Prosedürü

İzin Prosedürü ile ilgili detaylar;

1. AMAÇ:

……………….. şirketine bağlı olarak çalışan personelin yıllık, sosyal, mazeret vb. izin süreçlerinin yasal ve kurum kültürü çerçevesinde takip etmek ve düzenlemektir.

2. KAPSAM:

……………….. bünyesinde istihdam edilmiş olan tüm personeli kapsar ve sistem self servis modülü üzerinden izin süreçleri yürütülür.

3. SORUMLULAR:

Bu prosedürün takibinden İnsan Kaynakları birimi sorumludur. Uygulanmasından tüm personel sorumludur.

4. TANIMLAR:

4.1. Ücretli İzin: Bir çalışanın izinli olduğu süre zarfında çalışmasa dahi normal ücretinin herhangi bir kesinti olmadan ödenmesidir. Bu durumda yalnızca fazla mesai ya da prim gibi çalışmaya bağlı ücretler çalışana ödenmez.

4.2. Ücretsiz İzin: İş Sözleşmesinin askıda sayılıp, bu süre zarfında çalışanın iş görme, işverenin de ücret ödeme yükümlülüğünün ortadan kalkmış olduğu izindir.

5. PROSEDÜR AKIŞI

5.1. Ücretli İzinler

5.1.1. Yıllık Ücretli İzin

4857 sayılı İş Kanunu m.53 uyarınca çalışanın işyerinde SGK’lı olarak en az 1 yıl çalışması sonrasında elde etmiş olduğu izin türüdür. Yasa gereği yıllık izin hakediş günleri aşağıdaki gibidir;

Kurum Çalışma Süresi	Yıllık Ücretli İzin Hakkı
Bir yıldan 5 yıla kadar (beş yıl dahil)	14 işgünü
Beş yıldan fazla on beş yıldan az olanlara	20 işgünü
On beş yıl dahil ve daha fazla olanlara	26 işgünü

18 yaşından küçük ve 50 yaşından büyük olanların çalışma yılına bakılmaksızın 20 günden az yıllık ücretli izin kullandırılamaz.

Her yılın Ocak ayında yıllık izin planlaması sistem üzerinden yapılır. Plansız yıllık izin talepleri en az 2 hafta öncesinden sisteme girilir ve planlı yıllık izin listesine göre kontrolü yapılır. Plansız yapılan izin talebinin, planlı olan izin ile çakışması durumunda öncelik planlı izin talebine verilir. Planlanan yıllık izinler personel amiri ve insan kaynakları tarafından onaylandıktan sonra iptal edilemez.

İşverenin ve departman amirinin uygun görmesi halinde personel yıllık izin hakkedişinden mahsup edilmek kaydı ile izin hakkedişinin yarısı kadar, mahsup izin talebinde bulunabilir. Mahsup izin kullanacak personel, Mahsup Yıllık İzin Taahhütnamesi’ni doldurmadan izne çıkamaz.

Yıllık izin hakedişinin tamamını kullanan personel, mahsup izin de olsa yıllık izin talebinde bulunamaz.

Personel Fazla çalışmalarına karşılık İnsan Kaynakları Yönetmeliğinde belirtilen çerçevede hareket eder ve fazla mesai izni talep edemez. Yönetim Kurulu’nun belirlediği ve onayladığı pozisyonlar için Denkleştirme yöntemi ile fazla mesai izni kullandırılabilir.

Yıllık ücretli izin, işveren tarafından bölünemez. Ancak, 53. maddede öngörülen yıllık ücretli izin süreleri, tarafların anlaşması ile bir bölümü on günden aşağı olmamak üzere bölümler hâlinde kullanılabilir. Buradan da anlaşılacağı gibi, izin kullanımı muhakkak en az 10 (on) gün kesintisiz olarak kullandırılmalıdır. Kalan günler bölünerek kullandırılabilir.

Personel hak etmiş olduğu yıllık ücretli izin hakkını o yıl içinde kullanmalıdır. İzinlerin iş yoğunluğuna göre planlanması bölüm yöneticilerinin sorumluluğundadır. İzin hakkı yerine para ödenmesi kesinlikle söz konusu değildir.

Yıllık ücretli izin süresinin hesabı yapılırken, personelin aynı işverene ait farklı işyerlerinde çalıştığı süreler birleştirilir. Yıllık izin sürelerinin içine rastlayan hafta tatilleri, ulusal bayram ve genel tatil günleri yıllık ücretli izinden sayılmaz.

Görev değişikliği, atama vb. durum ile yer değiştiren personelin yıllık izin hakedişi de devredilir. Askerlik sebebiyle kurumdan ayrılıp asker dönüşü çalışmaya devam eden ve ücretsiz izinli gösterilen personelin arada geçirdiği süre yıllık izin kıdem süresine dahil edilmez. Doğum izni, diğer ücretsizler de kıdeme dahil edilmez.

Ücretli iznin kullanılmaması halinde; Hakettiği halde yıllık ücretli izni kullanmayı talep etmeyen personele, Yöneticisi iş yoğunluğunu dikkate alarak re’sen izin kullandırabilir. İş Sözleşmesinin, herhangi bir nedenle sona ermesi halinde personelin hak kazanıp da kullanamadığı yıllık izin sürelerine ait ücreti, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücreti üzerinden kendisine ya da hak sahiplerine ödenir. Bu ücretin talep edilmesine ilişkin zaman aşımı iş sözleşmesinin sona erdiği tarihten itibaren başlar.

5.1.2. Diğer Ücretli İzin: Evlilik, Engelli Mazeret izni, Mazeret İzni, Şua izni, vefat, taşınma, Doğum izni, Eğitim ve Kongre izni, eşin doğum yapması, refakatçi hastalık izni ve süt izni ücretli izin kategorisinde olup personelin ücretinden herhangi bir kesinti yapılamaz. İzin süreleri aşağıdaki gibidir;

Diğer Ücretli İzin Günleri / Açıklamaları	İzin Hakkı
Evlilik izni	3 gün
1. derece yakın vefatı (anne, baba, eş, kardeş, çocuk)	3 gün
Babalık İzni	5 gün
Taşınma izni / Şehir içi	1 gün
Taşınma izni / Şehir dışı	2 gün

5.1.2.1. Doğum İzni: Doğum iznine ayrılacak olan personel, SGK onaylı istirahat raporunu İnsan Kaynakları Birimi’ne izne çıkmadan evvel teslim etmelidir. İş Kanunu’na göre doğum öncesi sekiz ve doğum sonrası sekiz hafta olmak üzere toplam on altı haftalık doğum izni hakkına sahiptir. Çoğul gebelik halinde doğumdan önce çalıştırılmayacak süreye iki hafta süre eklenir. Personel isterse ve SGK raporu ile çalışmaya elverişli olduğunu belgelerse doğuma üç hafta kalana kadar çalışıp, bu çalıştığı süreleri doğum sonrası süresine ekleyebilir. İzin başlangıç ve işbaşı tarihlerinin takibi, ilgili bölüm yöneticisinin sorumluluğundadır.

Herhangi bir sağlık kuruluşundan alınan sağlık raporu ile gebeliğini kuruma bildiren gebe personel günde 7,5 saatten fazla çalışamaz. Gebe personelin çalışmadığı süre günlük çalışma süresinden sayılır.

5.1.2.2. Süt İzni: Doğum yapan personelin çocuğunu emzirmek üzere doğum tarihinden itibaren 1 yıl boyunca kullanabileceği günde 1,5 saatlik izindir. Bu süre günlük çalışma süresinden sayılır. Toplu halde kullandırılamaz.

5.1.2.3. Mazeret İzni: Personelin işe gelemeyeceği hallerde kullanabileceği izin şeklidir. (Ör: Şahsen gitmesi gereken resmi dairelerle ilgili işler vb.) Mazeret izni günlük 7,5 saati aşamaz. Mazeret izni süresi yıllık 15 saati geçemez.

5.1.2.4. Hastalık İzni: İşyeri dışında hastalanan ve işine gelemeyecek durumda olan personel, yöneticisine durumu derhal bildirmekle yükümlüdür. Yöneticisi de ilgili İnsan Kaynakları Birimine bildirmekle yükümlüdür. Herhangi bir nedenle evde veya sağlık kurumlarında yatarak tedavi görenlerin, bu tedavilerinin iki gün veya daha fazla sürmesi durumunda doktor raporu almaları gerekmektedir. 20 günü aşan hastalık izinlerinde heyet raporu zorunludur. Personel iki güne kadar rapor aldığında bu raporun işyeri hekimi ya da aile hekimi onaylı olması gerekir aksi durumda ücretsiz izinli sayılır.

İşyerinden vizite kâğıdı alarak Hastaneye başvuran personele aynı gün içinde çalışır raporu verilmiş ise personel makul süre içinde işyerine dönmek ve çalışır raporunu amirlerine ve İnsan Kaynaklarına teslim ederek çalışmaya başlamak zorundadır.

İstirahat raporu verilmiş veya sağlık kuruluşuna yatırılmış personel, en kısa sürede yöneticisine ve İnsan Kaynaklarına bilgi vermekle yükümlüdür.

Personelin özel sağlık kuruluşlarından rapor alması halinde ise, raporun aynı gün SGK’ya hastane tarafından bildirilmesini sağlaması gerekmektedir.

5.1.2.5. Eğitim-Kongre İzni: Personelin kendini geliştirme amacıyla; eğitim, kurs, kongre vb. faaliyetlere katılım talebinin olması halinde, eğitim izni talep edebilir. Eğitim izni yıllık 35 saate kadar mazeret izni kategorisinde sayılır. 35 saatten fazla izin süreleri yıllık izinden sayılır. Kurum tarafından gönderilen eğitim süresi çalışma süresinden sayılır. Herhangi bir kesinti yapılmaz.

5.1.2.6. Babalık İzni (Eşin Doğum Yapması): Çalışan erkek personelin eşinin doğum yapmasından itibaren doğum belgesinde belirtilen tarih dikkate alınarak 5 ardışık gün kullandırılır. Babalık izni süresine rastlayan hafta tatilleri, ulusal bayram ve genel tatil günleri de babalık izninden sayılır.

5.1.2.7. Diğer Hususlar: İzin vermeye yetkili olanlar bu yetkilerini bir alt kademelerine sistem üzerinden vekil tayin ederek devredebilirler. İzin vermeye yetkili olanların yokluğunda ise sistemden tayin edilmiş olan vekiller izin verme yetkisine haizdir. Denetleme veya Yönetim tarafından lüzum görülmesi halinde izin yarıda kesilip personel çağırılabilir.

5.2. Ücretsiz İzin

Personelin ücretsiz izni hak edebileceği durumlar, kanunda belirtilen hallerde olabileceği gibi ilgili birim yöneticisi ve İnsan Kaynakları Birimi onayı ile kabul edilen şartlar gerçekleştiğinde de oluşabilir.

Ücretsiz izin kullanan personele, izinli olduğu sürece ücret ve diğer sosyal haklar ile Sosyal Sigortalar Kurumu’na sigorta pirimi ödenmez. Ücretsiz izinde olan personel hiçbir şekilde farklı bir iş kolunda faaliyet gösteremez. Çalıştığı tespit edilirse işverenin haklı nedenle fesih hakkı doğar.

Doğum izni biten ve istirahati sona eren personel, raporla işbaşı tarihi olarak belirtilen tarihten itibaren, altı aylık süreye kadar ücretsiz izin talebinde bulunabilir. Ücretsiz izin talebi için tarih aralığı belirtilerek birim yöneticisi onayı ile İnsan Kaynaklarına iletilir.

5.3. İZİN TALEP VE ONAY SÜRECİ:

5.3.1. Çalışan ücretli ve ücretsiz izin planlamalarını ve taleplerini sistem üzerinden adına tanımlanan kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yaparak kaydeder.

5.3.2. Sisteme tanımlı 1. ve 2. Amirleri tarafından izin onayı sonrasında İnsan Kaynaklarının onayı ile planlanan izin kesinleşir, talep edilen izin ise hakkedişinden düşer.

5.3.3. Çalışan sistemden onaylanan izin talebi sonrasında onay formunu çıktı alıp imzalayarak İnsan Kaynaklarına teslim etmekle yükümlüdür.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR:

6.1. İzin Onay Formu

6.2. İzin Planlama ve Talep Akış Diyagramı